پورتال سازمانی چیست ؟

پورتال سازمانی در اصل یک نرم افزار تحت وب است که به وسیله اینترنت یا اینترانت ( یک شبکه داخلی مخصوص سازمان ها) کار می کند و یک سری از محتواها و خدمات مربوط به یک یا چند سازمان را به صورت یکپارچه در یک سیستم قرار می دهند و یکی از مزیت های بزرگ این پورتال سازمانی این است که کاربر با وارد شدن به آن می تواند از این خدمات استفاده کند.

شاید تا مدت ها پیش به دلیل اینکه جمعیت خیلی کمتر از الان بود انجام خیلی از کارها و مدیریت آنها هم به طبع کار ساده تری بود اما با گذشت زمان و به مرور که جمعیت افزایش پیدا کرد انجام خیلی از کارها و برطرف کردن نیاز ها هم شکل دیگری به خودش گرفت. اشخاص برای هر نیازی مجبور بودند به چند سازمان بروند تا مشکلات شان را برطرف کنند. اما با به وجود آمدن پورتال سازمانی، پورتال شرکتی، پورتال دانشگاهی و خیلی از پورتال سازمانی سفارشی این مشکلات به مرور زمان کمتر و کمتر شد.

خیلی از شرکت ها با طراحی پورتال سازمانی یا طراحی پورتال شرکتی سعی کردند همه کارمندها یا کاربرانشان را در یک مجموعه گرد هم بیاورند تا راحت تر بتوانند مشکلات و نیازهای آنها را پاسخگو باشند و شاید اصلی ترین دلیل به وجود آمدن این نوع نرم افزارهای مدیریت یکپارچه سازمانی، همین بوده است که به جرأت می توان گفت که تعرفه طراحی پورتال سازمانی به دلیل پیچیدگی نصب و راه اندازی آن خیلی سخت و دشوار است و در اکثر مواقع برای خیلی از شرکت ها و سازمان ها راه اندازی آن به صرفه نیست.

مهمترین ویژگی ها و قابلیت های پورتال سازمانی

این نوع پورتال ها از ویژگی های خیلی زیادی برخوردارند. از جمله

  • طبقه بندی محتوا و مطالب و قابلیت دسته بندی کردن آنها
  • محتواها و مطالبی که در این نوع پورتال سازمانی وجود دارد قابل تولید و ویرایش یا توسعه است
  • تولید محتوا و مدیریت کردن آنها
  • پورتال سازمانی دارای امنیت خیلی خوبی از لحاظ اطلاعات است
  • در انواع سامانه به راحتی می توانید ارائه محتوا کنید
  • به راحتی می توانید پورتال سازمانی را به روز رسانی کنید
  • پورتال سازمانی سفارشی از زبان های مختلف پشتیبانی می کند
  • برنامه نویسی پورتال سازمانی به گونه ای است که دسترسی به اطلاعات را برای کاربران آسان کرده است
  • برای هر کاربری یک کنترل پنل اختصاصی برای مدیریت وجود دارد
  • شخصی سازی و سفارشی کردن در این نوع پورتال ها به راحتی امکان پذیر است
  • به سادگی می توانید در مطالب و محتواها جستجو کنید
  • ارائه سیستم گردش کار، مدیریت اسناد و مدیریت دانش وجود دارد
  • دریافت گزارش از نرم افزارهای حسابداری یا پرسنلی
  • امکان رزرو امکانات مختلف سازمانی مانند کتاب، خودرو، اتاق کنفرانس و یا جلسه با کارمندان
  • امکان برگزاری جلسات آنلاین

و خیلی از ویژگی های دیگر که هر کدام به نوعی از حسنات این نرم افزار تحت وب است.

مخاطبین پورتال سازمانی چه اشخاصی هستند؟

با توجه به اینکه در یک پورتال بخش های مختلفی وجود دارد و خدمات متنوعی را هم ارائه می دهند پس به طبع گروه ها و کاربران مختلفی هم از این نوع پورتال سازمانی استفاده می کنند و با توجه به نوع دسترسی که دارند می توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند. از جمله

  • مدیریت سازمان
  • کارمندان و کارکنان سازمان
  • نماینده ها
  • فروشنده ها
  • مشتری ها
  • بازاریاب ها

تفاوت میان وب سایت با پورتال سازمانی

خیلی از اشخاص تفاوت میان یک وب سایت با پورتال سازمانی را نمی دانند و هر دو را به یکدیگر شبیه می دانند اما در اصل این دو به مانند جزء در مقابل کل است. چرا که پورتال های سازمانی خیلی فراتر از یک وب سایت عمل می کنند. در اینجا به چند نمونه از تفاوت میان این دو می پردازیم:

  • پورتال های سازمانی اطلاعات مورد نیاز کاربران را از دیگر سازمان ها دریافت و در اختیار کاربران قرار می دهند
  • وب سایت ها خودشان اطلاعات مورد نظر کاربران را تهیه می کنند
  • پنل هایی که یک وب سایت در اختیار دارد فقط مخصوص مدیریت یک وب سایت است
  • یک پورتال در اصل مجموعه از صفحات اینترنت به هم پیونده خورده است و به گونه ای تشکیل شده که دستیابی به اطلاعات را برای کاربرانش ساده کرده است
  • در یک پورتال می توانید اطلاعات را از منابع مختلفی را دریافت و به صورت یکجا مشاهده کنید
  • یکی از اهداف ایجاد پورتال سازمانی تعامل بین مدیرها، کارمندان، مشتریان و یا کاربران بوده است

انواع پورتال سازمانی

اگر بخواهیم این نمونه پورتال ها را دسته بندی کنیم بایستی آنها را به 3 دسته کلی تقسیم بندی کنیم:

دسته اول: پورتال اطلاعات سازمانی

در این نوع پورتال ها دسترسی کاربران به منابع مختلف و متعدد اطلاعات از جمله پیام ها، مقالات، اسناد، گزارش ها و غیره در یک مکان واحد فراهم می شود.

دسته دوم: پورتال سازمانی نرم افزاری

این نوع پورتال ها هم سعی کرده اند دسترسی به اطلاعات و داده های مختلف را بر اساس مشخصات کاربر فراهم کنند.

دسته سوم: پورتال های سازمانی تخصصی

در این نوع پورتال ها امکان سرمایه گذاری بر روی منابع انسانی وجود دارد و همچنین تجزیه و تحلیل اطلاعات استفاده شده در این نوع پورتال را برای کاربران به منظور فراهم کردن دانش سازمانی، راحت تر کرده است و به پورتال نظارت هم معروف است.

ویژگی هایی که باعث می شود سازمان ها اقدام به طراحی پورتال سازمانی کنند:

ویژگی اول: دسترسی و مدیریت آسان و راحت

این نوع پورتال ها با توجه به نوع استفاده شان باعث شده تا کاربران با توجه به نوع دسترسی هایی که از طرف مدیریت تعریف شده وارد پورتال شوند و به نوعی مدیریت این نوع کاربران خیلی راحت تر خواهد بود.

ویژگی دوم: امکان شخصی سازی

هر کاربری با توجه به نوع دسترسی و مدیریتی که در پورتال دارند می توانند قابلیت شخصی سازی خودشان را طراحی کنند. این نوع شخصی سازی می تواند بر اساس نیاز کاربر طراحی شود.

ویژگی سوم: در پورتال تمامی کاربران اطلاعات خودشان را به اشتراک می گذارند

پورتال به مانند یک انجمن است که کاربران زمانی که به صفحه مورد نظر خودشان وارد شدند با خیلی از کاربران دیگر در ارتباط هستند و می توانند اطلاعات مورد نظرشان را در اختیار دیگر کاربران قرار دهند.

ویژگی چهارم: هر اطلاعاتی به صورت جامع در پورتال سازمانی وجود دارد

در اصل می توان یک پورتال را یک سایت در نظر گرفت اما همان طوری که در بالا هم اشاره کردیم تفاوت های زیادی با وب سایت دارد و چیزی که کاملاً مشهود است این است که پورتال ها توانایی ارائه خدمات و سرویس متفاوت و متنوعی را به کاربران خود دارند و همچنین سعی می کنند محتواهای کلی را در اختیار کاربران قرار دهند. اطلاعاتی مانند اطلاعیه ها، اخبار، قیمت های سهام، فهرست موضوعات عمومی، فهرست رویدادهای سازمان و خیلی از موارد دیگر.

مزیت های استفاده از پورتال های سازمانی

همان طوری تا به حال بایستی متوجه شده باشید این نوع پورتال های سازمانی دارای مزیت های خیلی زیادی هستند که در زیر به چند نمونه مهم آن اشاره می کنیم:

  • دسترسی به اطلاعات در این نوع پورتال ها خیلی ساده و آسان است
  • اطلاعات و محتواهای موجود از امنیت خیلی بالایی برخوردارند
  • با طراحی این نوع پورتال ها، کاغذ بازی های اداری به طبع از بین می رود
  • فرآیندهای اداری بهبود پیدا می کند
  • به صورت تمام وقت می تواند خدمات ارائه داد
  • بهره وری، عملکرد و کارایی پرسنل سازمان افزایش پیدا می کند
  • در هر جایی و هر زمانی به راحتی می توان به خدمات پورتال ها دسترسی داشت
  • سطح رضایتمندی مراجعین، ارباب رجوع ها و خود کارمندان افزایش پیدا خواهد کرد
  • هزینه های جاری سازمان ها با طراحی پورتال سازمانی کاهش پیدا می کند

هزینه طراحی پورتال سازمانی

همانطوری که اطلاع دارید این نوع پورتال ها در اصل یک پروژه عظیم هستند که به یک باره نمی توان آن را اجرا کرد بلکه بایستی در طول زمان و گام به گام هر مرحله را اجرا و بازخوردهای آن را مشاهده و سپس اقدام به اجرای مراحل بعد کرد.

در اصل بایستی این نوع پورتال ها را برای تعدادی مشخص و محدود از پرسنل سازمان اجرایی کرد و بعد از مشاهده خطاهای موجود و بازخوردهایی که از کارمندان دریافت می کنید، امکانات بعدی را به سیستم پورتال اضافه کنید تا بتوان آن را در مقیاس بزرگ تر اجرایی کرد به طبع هر چه سازمان ها بزرگ تر و امکانات بیشتری را لازم داشته باشند پس هزینه طراحی نیز به طور حتم بیشتر خواهد شد.

مراحل اجرایی کردن پورتال های سازمانی

در اولین مرحله بایستی با مشاورین خبره در این مورد صحبت کنید تا با بررسی سازمان، تحقیق واحد به واحد، بررسی سخت افزاری سازمان، امکانات موجود برای هر سازمان و خیلی از موارد دیگر بهترین فرآیندها و امکانات را برای شما فراهم کنند. دومین مرحله وابسته به نوع ابزارها، سخت افزارها و امکاناتی است که بایستی پیاده سازی شود که هزینه های طراحی و پیاده سازی در این طور مواقع ممکن است تفاوت چشمگیری داشته باشد. شاید خیلی ها به دنبال پورتال سازمانی ارزان قیمت باشند اما همه چیز وابسته به نوع امکاناتی است که به طراح پورتال ارائه می دهد